SPT - Sistemas de Processamento de Transações

Sistema de Informação
Com a globalização tornou-se maior a competitividade no mercado e, com isso, a necessidade de ampliar o sistema de comunicação interno e externo e meios eficientes para aumentar a produtividade, com qualidade e precisão.
Para aperfeiçoar o relacionamento interno e com os clientes as empresas vêem se adaptando e aderindo cada vez mais aos recursos da tecnologia, em especial, os recursos da informática. Isso evidentemente, valorizando seus profissionais, investindo na área de recursos humanos e criando condições de aperfeiçoamento individual para assim cada integrante e colaborador da companhia contribuir para o sucesso atuando na área de maior aptidão.

Uma transação consiste na troca de valores que afetam a lucratividade ou o ganho global de uma organização. O SPT pode ser considerado o centro do sistema da empresa, apoiando a realização e monitorando as negociações. Na maioria das empresas, o SPT está ligado fortemente às atividades da rotina diária, no curso normal dos negócios. Desempenha um papel específico de suporte às atividades empresariais, também é uma valiosa fonte de dados para outros sistemas de informação da organização.
As atividades do SPT compreendem a:
Coleta de dados: pode ser manual ou automatizada, consiste na entrada dos dados ou informações;
Manipulação dos dados: cálculos, classificação, disposição...
Armazenamento: guarda dos dados em um ou mais bancos de dados;
Produção de documentos: podem ser impressos ou exibidos na tela do computador.
A maioria dos SPTs têm: necessidade de processamento eficiente e rápido para lidar com grandes quantidades de entradas e saídas; alto grau de repetição no processamento; computação simples (adição, subtração, classificação, multiplicação); grande necessidade de armazenagem; em caso de pane no SPT, causa grande e grave impacto negativo na organização, e seu funcionamento afeta um grande número de usuários.


Para administrar com eficiência, as empresas vêm utilizando cada vez mais sistemas de informações e recursos integrados diversos para a integração de pessoas e ambientes, tecnologia, produção e bem-estar, tais aplicativos possibilitam resultados imediatos e de precisão.
Com tais recursos tecnológicos, muitas atividades da organização associadas a suprimento, distribuição, vendas, marketing, contabilidade e impostos podem ser executadas rapidamente, evitando-se desperdícios e erros. A meta dessa informatização é, em primeiro plano, satisfazer clientes e fornecer vantagem competitiva à empresa por reduzir custos e melhorar serviços.
O processo de transações foi um dos primeiros processos de negócios a ser automatizado; sem os sistemas de informação, registrar e processar as transações da empresa consumiria inúmeros recursos de uma organização. “Tempo é dinheiro” e desperdício, evidentemente prejuízo.

No nível mais elementar, os sistemas de informação monitoram as atividades diárias, periódicas ou rotineiras de uma empresa como: controle de estoque, folha de pagamento, atendimento a clientes, fluxo de materiais e controle da qualidade da produção. Esse tipo de sistema de informação é denominado de Sistema de Processamento de Transação (SPT).

Os SPT, também denominados de Sistemas Empresariais Básicos, executam e registram as transações rotineiras necessárias para conduzir o negócio.
Uma transação é o registro de um evento ao qual a empresa deve responder.
Por exemplo, os dados sobre um pedido que acaba de ser registrado constituem uma transação. A empresa, sem perda de tempo, ou seja, tem acesso imediato a todas as informações, responde a essa transação atendendo ao pedido, ajustando seu estoque para contabilizar os itens utilizados para esse atendimento, gerando uma nota de embarque, embalando e despachando o pedido e enviando cobrança ao cliente. Desse modo, a transação aciona toda uma série de eventos que atualizam os registros comerciais da empresa e produzem os documentos apropriados.



Funções dos SPT

O principal objetivo dos SPT é responder a questões rotineiras e acompanhar o fluxo de transações através da organização como: Quantas peças existem em estoque? Como anda o nível de desperdício e perdas e, onde está a causa do problema? O que aconteceu com o pagamento de tal funcionário? Quantos empregados foram pagos no mês?
Sendo assim, os SPT dão suporte às funções básicas da empresa, resolvendo questões a nível operacional da empresa. No nível operacional as informações para soluções são estruturadas, pois se baseiam em procedimentos padronizados e rotineiros. Portanto, os problemas a nível operacional são resolvidos em curtíssimo prazo. Exemplo: Por exemplo: a decisão de pagar um empregado ativo fundamenta-se em dois critérios predefinidos: o empregado está na folha de pagamento e trabalhou esta semana? Uma decisão destas não requer muita deliberação da direção. Tudo que precisa ser verificado é se o empregado satisfaz a esses critérios. Em conseqüência, esses sistemas são utilizados principalmente por pessoas com pouca ou nenhuma responsabilidade _ funcionários de folha de pagamento, da entrada de pedidos ou promotores de lojas. Os sistemas não exigem pouca ou nenhuma decisão das pessoas que os operam.

Os SPT capacitam as organizações a executar suas atividades mais importantes de maneira mais eficiente. Por tanto, esses sistemas são importantes fornecedores de dados para o nível operacional da empresa e também para os níveis mais elevados da empresa (gerências tática e estratégica).
Portanto é enorme a lista de objetivos e vantagens que essa ferramenta, SPT, oferece:
Processar os dados gerados pelas transações: capturar, processar e armazenar transações produzindo grande variedade de documentos com relação às atividades rotineiras da empresa.
Manter alto grau de precisão: verificação com exatidão é feita tanto por pessoas quanto por sistemas de computador. Antes do inicio das transações, várias pessoas conferem e verificam rigorosamente todas as entradas para assegurar a real situação do negócio, inibindo erros de processamento.
Assegurar a integridade dos dados e da informação: informações exatas e atuais antes de serem armazenadas.
Produzir documentos e relatórios em tempo: os sistemas manuais podem levar dias, semanas e até meses, mas felizmente os SPT conseguiram reduzir o tempo de resposta. O tempo é crucial para várias variáveis correlatas como estoque e fluxo de caixa.
Aumento da eficiência do trabalho: Todo trabalho hoje é feito por terminais de processamento.
Esses objetivos representam um critério que deve ser definido pela empresa no seu planejamento estratégico.
Outra meta comum a qualquer empresa é com relação à vantagem competitiva, que é observada em longo prazo, através da qualidade, serviços superiores ao cliente, melhor agrupamento de informações. Na escolha do SPT, a empresa deve levar em consideração quais objetivos do sistema, em termos de custo, controle e complexidade, são mais necessários para o apoio às metas organizacionais.

Características de um SPT

Os sistemas de processamento de transação têm inúmeras características gerais relevantes a aplicações mais específicas. Estas características incluem:

Uma grande quantidade de dados de entrada;
Uma grande quantidade de saída;
Necessidade de processamento eficiente para lidar com grandes quantidades de entradas e saídas;
Capacidade de entrada e saídas rápidas;


Alto grau de repetição no processamento;
Computação simples (Adição, Subtração, Multiplicação e Divisão);
Grande necessidade de armazenamento;
Atualização de arquivos segura e eficiente;
Impacto grave e negativo sobre a organização em caso de pane ou falha de operação.




Aplicações do Processamento de Transações

ü Processamento de pedidos: envolve a coleta e o agrupamento de pedidos dos clientes e consumidores. Uma vez tomado o pedido, ele é processado com o uso de um ou mais programas de computador;
ü Controle de estoques: a entrada do pedido é o ponto de partida da aplicação de estoques. Os pedidos que foram recebidos são confirmados, registrados e colocados como entrada para o programa de controle de estoques;
ü Fatura: grande parte dos programas de faturamento computa automaticamente descontos, taxas aplicáveis e outros encargos diversos. Como muitas das operações computadorizadas contém arquivos de dados elaborados sobre clientes e estoques, muitas aplicações de faturamento exigem apenas a informação sobre os itens pedidos e o número de identificação do cliente: a aplicação de faturamento faz o resto;
ü Contas a receber: a principal saída da aplicação de contas a receber é a cobrança, que pode incluir as datas em que os itens foram adquiridos, descrições, números de referência e quantias. Além disso, as cobranças podem incluir valores para vários períodos, totais e permissões de descontos;
ü Contas a pagar: tenta aumentar o controle da empresa sobre as aquisições, melhorar o fluxo de caixa, aumentar a lucratividade e oferecer um gerenciamento eficaz das capacidades atuais;
ü Compras: pode facilitar o processo de compra possuindo um amplo armazenamento de dados sobre as mercadorias e serviços dos fornecedores;
ü Recebimento: o departamento de recebimento é responsável pela tomada da posse física dos itens que chegam, e por sua inspeção e envio às pessoas que os solicitaram. Além disso, o departamento de recebimento notifica o departamento de compras quando os itens são recebidos;
ü Expedição: coordena o fluxo de saída dos produtos e mercadorias da organização, com o objetivo de expedir de modo eficaz produtos de qualidade aos clientes;
ü Recursos Humanos: ajuda nos controles ligados ao pessoal, como por exemplo, gerar folhas de pagamento;
ü Contabilidade geral: destina-se a permitir entradas de dados e relatórios financeiros automatizados, normalmente é usada por gerentes operacionais contábeis e financeiros para monitorar a lucratividade da organização e para controlar os fluxos de caixas.






Sistemas Tolerantes a Falhas

Muitas empresas como, as lojas de varejo e os bancos, têm pesados requisitos de Processamento de Transação Online (PTOL) com numerosas solicitações de informações e modificações de arquivos ocorrendo a todo instante. Seus sistemas de processamento de transação online, nos quais maciças quantidades de transações são processadas a cada instante, podem causar grandes perturbações empresariais se tiverem problemas de processamento.
Imaginem se os clientes de um banco ficassem sem caixas automáticos, o transtorno e prejuízo que isso poderia causar ou se uma loja de varejo ficasse sem comunicação entre os pontos de vendas, servidor e as empresas de cartão de crédito? Como seria atualizado o estoque? Como verificaria clientes inadimplentes?
Para evitar essas calamidades, tragédia que afetariam meio mundo, muitas empresas com requisitos pesados de PTOL contam com sistemas de computadores tolerantes a falhas com hardware extra, software e suprimento como backup contra falhas dos sistemas. Eles podem utilizar rotinas de software ou lógica de autoverificação para detectarem falhas de hardware e passar automaticamente para um dispositivo reserva. As peças podem ser retiradas ou consertadas sem interromper o sistema de computador.



Métodos de Processamento de Transações

Existem 2 tipos de processamento de transações: batches (em lotes) e on-line. No processamento batch as transações são coletas armazenadas em lotes para posterior processamento. No processamento online as transações são processadas imediatamente após a coleta pela mídia de entrada.
Embora exista tecnologia para rodar aplicações SPT usando o processamento on-line, isto não é o ideal para todas as situações. Para muitas o processamento em lote é mais apropriado e gera melhor custo-benefício. As transações de folha de pagamento e faturamento, por exemplo, são executadas tipicamente pelo processamento em lote.



Sistemas Especializados de Processamento de Transações

Existem inúmeros sistemas especializados de processamento de transações nas atuais relações empresariais. Estes sistemas têm por objetivo atingir as necessidades de processamentos únicos de determinadas indústrias, inclusive companhias aéreas, gerenciamento de ações e debêntures, caixas eletrônicos de bancos e empréstimos comerciais, distribuição e programação, publicação, operações de varejo, fábricas, assistência de saúde e utilidades públicas.